À la rupture d’un contrat de travail, qu’il s’agisse d’un CDD ou d’un CDI, l’employeur est tenu de remettre au salarié, quels que soient la nature et le motif de rupture, un document dénommé solde de tout compte. Prévu par l’article L1234-20 du code de travail, ce document est destiné à retracer l’ensemble des sommes versées au salarié au moment de la rupture de son contrat de travail.
On y retrouvera alors selon les situations le salaire du mois en cours, les heures supplémentaires, les indemnités de ruptures, les éventuelles primes, les indemnités compensatrices de congés payés, etc.
C’est un document qui a un effet libératoire, et que l’employeur remet au salarié avec un reçu (reçu pour solde de tout compte) que ce dernier est censé signer. Mais il peut décider de ne pas le faire, et cela pour différentes raisons. Nous vous disons tout dans le présent article.
Solde de tout compte : un document qui protège avant tout l’employeur
Si vous vous demandez quel est l’intérêt de se faire remettre un solde de tout compte, sachez que pour un salarié, ce document n’a pas un grand intérêt. Comme nous l’avons déjà signifié, c’est l’employeur qui a l’obligation de remettre ce document. Et ce n’est pas pour rien ; puisque c’est surtout pour lui que le document présente un intérêt juridique.
En effet, comme nous avons commencé par l’expliquer, le solde de tout compte est libératoire pour l’employeur. Pour ce faire, la loi prévoit qu’il doit y être expressément listé toutes les sommes versées ; et non simplement une mention indiquant globalement que l’employeur s’est acquitté de ses dettes.
Par exemple, l’employeur ne peut pas indiquer une somme globale dans le solde de tout compte et renvoyer vers le reçu du document ou même vers une fiche de paie pour des détails. Les détails doivent être inscrits directement dans le solde de tout compte.
Ainsi, si le salarié décide de revenir à charge pour une contestation des sommes à lui versées au moment de la rupture (la loi lui permet de le faire dans un délai de deux ans), l’employeur pourra disposer d’une réelle preuve pour prouver le contraire.
Solde de tout compte : conditions à respecter
Pour produire leurs effets, le solde de tout compte et son reçu doivent être remis au salarié impérativement à la rupture de son contrat de travail. Ils ne peuvent pas lui être remis avant. Toutefois si la rupture se fait sans préavis, la remise peut être effectuée le jour du départ physique du salarié, et non pas au cours de son dernier jour de travail.
À titre illustratif, si le salarié est dispensé de son préavis de rupture qui devrait en principe avoir lieu du 1er au 31 mai, son employeur peut lui remettre les documents le 30 avril.
Notons que le solde de tout compte est quérable. Cela signifie que l’employeur n’a pas l’obligation de l’adresser au domicile du salarié. Il peut simplement l’informer lorsqu’il est prêt afin qu’il passe le chercher.
Le reçu pour solde de tout compte s’établit obligatoirement en deux exemplaires. Et pour qu’ils soient valables, le salarié doit les signer tout en précédant de sa signature, la mention « pour solde de tout compte » écrite de sa main.
Il doit également figurer sur le reçu, la date de signature. Mais celle-ci n’a pas à être obligatoirement inscrite de la main du salarié.
Reçu pour solde de tout compte : Une signature non obligatoire
S’il est obligatoire pour l’employeur de remettre au salarié le reçu pour solde de compte, rien n’oblige ce dernier à le signer. Il peut valablement décider de ne pas le faire, sans que cela ne donne le droit à l’employeur de ne pas verser les sommes inscrites sur le solde de tout compte.
Autrement dit, le salarié qui refuse de signer le reçu pour solde de tout compte perçoit tout de même les sommes qui lui sont dues. En revanche, l’employeur ne pourra plus se servir du reçu pour prouver les sommes qu’il a versées. En cas de contestation, il devra apporter la preuve par d’autres moyens.
Le salarié a également la possibilité de signer le reçu, mais tout en émettant des réserves. Par exemple s’il estime que les sommes inscrites sur le solde de tout compte sont inexactes, il peut quand même signer le reçu, mais en prenant le soin d’apposer sur le reçu la mention « sous réserve de tous mes droits passés, présents et futurs ». Cette mention pourra avoir d’importantes conséquences sur le reçu pour solde de tout compte dans le sens où il le privera de tout effet libératoire.
Solde de tout compte : contestation après signature
Même après la signature du reçu de solde de tout compte, le salarié a toujours le droit de le contester. Par exemple, la jurisprudence estime qu’en cas d’oubli d’une somme due au salarié, l’effet libératoire du document ne porte que sur sommes qui y sont inscrites ; et cela même si sur le reçu du signé par le salarié, celui-ci accepte qu’avec son employeur tout compte est « entièrement et définitivement apuré et réglé ».
Dans ce cas, la loi lui donne un délai de 6 mois pour faire toute sorte de contestation (par exemple sur les sommes restantes dues). Si au moment de la signature, il avait émis de réserves, ce délai de contestation passe de 6 mois à 2 ans. C’est ce même délai de 2 ans qui est valable lorsque le salarié s’abstient de signer le reçu.
L’effet libératoire du solde de tout compte pour l’employeur ne devient donc effectif qu’à l’expiration de ces délais.
Si pour une raison ou une autre, le salarié décide de dénoncer le reçu du solde de tout compte, il le fait via une lettre recommandée avec accusé de réception adressée à son employeur. Dans sa lettre, il inscrit toutes les raisons qui justifient sa contestation.
Après réception de la lettre l’employeur est tenu de donner une réponse favorable à défaut de quoi le salarié peut intenter une action aux prud’hommes afin d’obtenir paiement des sommes litigieuses.
Mais notons pour finir que l’employeur a aussi le pouvoir de faire des réclamations. Par exemple s’il estime que les sommes qu’il a versées au salarié sont supérieures à celles qu’il devait réellement, il peut demander à ce qu’il lui soit rétrocédé les sommes versées en trop. La loi lui donne dans ce cas un délai de trois ans pour le faire.