La base de données économiques et sociales (BDES), anciennement la Base de données uniques (BDU), contient toutes les informations sur les directives économiques et sociales de l’entreprise. La mise à disposition de ces informations auprès des représentants du personnel offre une vision globale et claire de l’emploi, de la formation et de l’utilisation des ressources financières issues de l’activité de l’entreprise. La BDES donne ainsi plus de lisibilité au contenu des orientations économiques et sociales auprès des représentations du personnel et du CSE (comité social et économique).

La mise en place obligatoire de la base de données économiques et sociales (BDES)

Selon le Code du travail, la création de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient plus de 50 salariés depuis 2015, et les entreprises de 300 salariés ou plus depuis 2014. Dans le cas d’une entreprise qui possède de multiples établissements, l’effectif de salariés est calculé au niveau global, dans la mesure où la BDES s’applique à toutes les informations sur l’entreprise. Ainsi, celles-ci ne sont pas détaillées par établissement mais concerneront l’ensemble de l’entreprise.

Les groupes d’entreprises ne sont pas tenus de mettre en place une BDES groupe. Toutefois, si le groupe crée la base de données, celle-ci devra être disponible pour chaque entreprise qui constitue le groupe.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, la base de données économiques et sociales peut être conçue au format papier ou numérique. Par contre, les entreprises d’au moins 300 salariés devront mettre à disposition un support numérique pour consultation de la base. 

Dans tous les cas, la BDES doit être accessible à tout moment à toutes les personnes habilitées à la consulter. Elle doit être disponible en permanence pour le CSE, au comité d’entreprise ainsi qu’aux délégués du personnel.

Il faut savoir que l’omission de la mise en place d’une BDES est passible d’une amende allant jusqu’à 7 500 euros. De plus, dans le cas où la base de données est incomplète, le Comité d’entreprise ou le Comité social et économique peut déposer une plainte auprès du tribunal de grande instance.

Les informations contenues dans la base de données économiques et sociales (BDES)

Les informations rassemblées dans la base de données économiques et sociales sont censées évoluer progressivement en fonction de la réglementation. Le décret n°2017-1819 fixe néanmoins la structure du document, même si le contenu diffère suivant la taille de l’entreprise. Ainsi, neuf rubriques doivent être présentes dans la base de données, et le contenu peut être négocié par accord :

• Différents investissements : investissement matériel et immatériel, informations en matière environnementale, investissement social (emploi, répartition des contrats, des stages et emplois à temps partiel, formation professionnelle, conditions de travail…) ;

• égalité professionnelle entre les salariés, femmes ou hommes : diagnostic sur la situation des femmes et des hommes pour les catégories professionnelles de l’entreprise (égalité devant la formation, la promotion professionnelle, la classification, les conditions de travail, la sécurité, la santé au travail, la rémunération, le rapport entre l’activité professionnelle et la vie personnelle), analyse des écarts de salaires entre les salariés, évolution de carrière suivant l’âge et l’ancienneté, évolution des taux de promotion des femmes et des femmes, effectif des femmes et des hommes dans le comité d’entreprise ou le conseil d’administration ;

• le rapport entre les fonds propres et le niveau d’endettement ;

• la rémunération des salariés et des dirigeants ;

• la mise en place et l’organisation régulière d’activités sociales et culturelles ;

• la rémunération des financeurs ;

• les revenus et aides versées dans l’entreprise ;

• les activités de sous-traitance, de transferts commerciaux ou financiers entre les établissements.

La base de données économiques et sociales (BDES) et le CSE

La BDES est une documentation permettant au Comité social et économique de consulter régulièrement les informations sur l’entreprise. Le contenu du document doit donc évoluer en fonction des réglementations en vigueur, mais aussi des règles spécifiques au CSE. L’entreprise dispose donc d’un délai pour mettre en place le contenu de la BDES jusqu’au moment de l’élection des élus au CSE.  Sachant que les ordonnances Macron stipulent que l’élection des membres du CSE doit être finalisée le 31 décembre 2019.

Le contenu, l’organisation, la structure et les modalités de fonctionnement de la BDES doivent être définis par le biais d’un accord d’entreprise majoritaire, ou par l’intermédiaire d’un accord entre l’employeur et le nouveau CSE. Cela concerne notamment les droits d’accès au document, les modalités de consultation de la BDES ainsi que l’utilisation ultérieure du document.

L’accord d’entreprise peut également prévoir l’intégration des informations nécessaires aux négociations et consultations éventuelles du comité social et économique. Cependant, si aucun accord d’entreprise n’est mis en place, les entreprises de moins de 300 salariés peuvent utiliser un accord de branche afin de définir les modalités de mise en place de la BDES : organisation et architecture du document, informations contenues dans le document, modalités de fonctionnement et de consultation…